Geldt de AVG alleen voor digitale gegevens of moet ik bij persoonsgegevens die alleen op papier staan ook rekening houden met de AVG?
Ook persoonsgegevens op papier kunnen onder de AVG vallen, maar alleen als ze in een bestand zijn opgenomen. De AVG is van toepassing op “de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen”. Dit uitgangspunt staat in artikel 2 lid 1 van de AVG. Bij geautomatiseerde verwerking gaat het om persoonsgegevens die worden verwerkt met behulp van computers, smartphones, tablets, servers, databases etc.
Daarnaast geldt de AVG dus voor persoonsgegevens die in ‘bestanden’ zijn opgenomen. Maar wat is nou een bestand? Een bestand is een gestructureerde verzameling persoonsgegevens die via een bepaalde logica toegankelijk is. De Rijksoverheid noemt onder meer archiefkasten als voorbeeld: voor papieren die daarin zijn opgenomen gelden de regels van de AVG.
Een ander voorbeeld is een geordende verzameling naamkaartjes: de persoonsgegevens zijn dan via een bepaalde logica toegankelijk en dus is de AVG van toepassing. Losse papieren met daarop gegevens van personen vormen geen bestand; met de privacyregels uit de AVG hoeft dan geen rekening te worden gehouden.
Bron: ABU
